Η γραπτή επικοινωνία είναι «ξύλινη» και απρόσωπη. Μπορεί το διαδίκτυο να έχει προσφέρει τις ευκαιρίες και την ευκολία σε όλους μας, ωστόσο υπάρχουν ακόμη κίνδυνοι και εμπόδια που πρέπει να αποφύγεις. Εμπόδια που καταστρέψουν την φήμη σου, θα σε κάνουν να δείχνεις μη επαγγελματίας και δεν θα κερδίσεις τίποτα απολύτως όσον αφορά την επαγγελματική σου σταδιοδρομία.

Και προφανώς αναφερόμαστε στα mail που στέλνεις σε συνεργάτες και πελάτες. Υπάρχουν φράσεις που έχεις συνηθίσει να κάνεις copy-paste αλλά αυτό μόνο καλό δεν σου κάνει. Φράσεις τις οποίες πρέπει να αποφεύγεις οπωσδήποτε αν θέλεις να κερδίσεις την εκτίμηση των άλλων και να σε πάρουν πραγματικά στα σοβαρά.

«Σύμφωνα με τη συζήτησή μας»

Μία φράση που θεωρείται αποστασιοποιημένη, ψυχρή και δεν έχει λόγο ύπαρξης. Μπορείς καλύτερα να αναφερθείς σε όσα έχετε συζητήσει ήδη, αλλά όχι σε απρόσωπο ύφος διότι δημιουργεί χάσμα ανάμεσά μας.

Πώς θα καταφέρεις να κάνεις τους πάντες να θέλουν να σε ακούσουν;

«Ελπίζω το mail μου να σας βρίσκει καλά»

Όχι, όχι, όχι. Έχει γίνει πλέον ανέκδοτο στα social media αυτή η ατάκα. Πρόκειται για μία βαρετή και ανούσια φράση, σχεδόν απαγορευτική. Συνήθως την χρησιμοποιούμε από συνήθεια αλλά κανείς δεν την εκτιμά.

«Δεν είμαι σίγουρος αν είδατε το mail μου»

Σύμφωνα με μία έρευνα που πραγματοποιήθηκε από το Adobe Consumer Email Survey, το 25% των συμμετεχόντων θεωρεί πως πρόκειται για την πιο ενοχλητική φράση. Το πιθανότερο είναι να έχει διαβαστεί το mail αλλά να μην αποτελεί προτεραιότητα. Οπότε μην επιμένεις.

«Με εγκάρδιους χαιρετισμούς»

Όχι αυτός δεν είναι ένας καλός τρόπος για να ολοκληρώσεις το mail σου και τώρα είναι η στιγμή να το μάθεις. Δείχνει απόσταση από τον άλλον και δεν το θέλεις όταν επιθυμείς να χτιστεί μία καλή συνεργασία. Ένα «ευχαριστώ πολύ» αρκεί για να κλείσεις το mail πριν το στείλεις.